Si può definire un Workflow come l'automazione di un processo, in tutto o solo in parte, durante il quale i documenti, le informazioni o le azioni sono passate da un attore ad un altro per compiere una determinata azione secondo quanto specificato da un insieme di regole procedurali ben definite.

 

Il workflow costituirà, quindi, un flusso di lavoro composto da un insieme di attività correlate tra loro attraverso diverse tipologie di relazioni.

Nella fase di progettazione del workflow avviene, quindi, la definizione formale dei processi di interesse, utilizzate per la gestione di specifiche attività.

L'insieme delle procedure affernti il workflow sono strutturati come sistemi orientati al processo.

 

La definizione di un processo  rappresenta ciò che deve accadere all'interno del sistema di esecuzione e monitoraggio durante un processo di business o una procedura e potrà essere composta da un insieme di sotto-processi annidabili.

Ciascun processo e sottoprocesso è composto, a sua volta, da un insieme di attività. Ogni attività è vista come singolo passo logico all'interno del processo.

 

La definizione di un processo (cosa debba essere fatto, in che ordine e da chi) sarà formalizzata in termini di:

 

- Stato (nodo): Uno stato all'interno di un processo che specifica una dipendenza rispetto ad un evento. In fase di esecuzione e monitoraggio questo comporterà che il motore di workflow attenderà fino a quando l'evento non sarà stato notificato (che l'esecuzione sia stata portata a termine). 

 

- Azione e flussi di esecuzione: un'azione è la logica applicativa che deve essere eseguita dal motore di workflow in seguito al presentarsi di un evento specifico.

 

- Transizioni: rappresentano lo spostamento del processo da uno stato ad un altro attraverso l'applicazione di una predeterminata azione. Il sistema consentirà di modellare transizioni e condizioni di attivazione che verranno monitorate dal sistema di esecuzione del workflow.

 

- Process Context: è il contesto del processo gestito dal workflow.