Gestione documentale

La gestione delle informazioni e dei documenti diventa oggi sempre più importante, nelle aziende e nelle Pubbliche Amministrazioni di qualsiasi dimensione.
La natura dei contenuti gestiti , infatti, è molto eterogenea: dal documento cartaceo all'informazione digitale e/o elettronica (file, dati); tali contenuti, oltretutto, risiedono solitamente in posti diversi: archivio, scrivania, scaffale, Internet, Intranet, singola macchina aziendale, server.

In quest'ottica, riuscire a gestire in maniera efficace tutte le informazioni diventa sempre più un vantaggio competitivo e un fattore determinante per il successo di un'azienda e di un'organizzazione Pubblica.

 

Diventa allora fondamentale scegliere gli strumenti giusti per consentire alle persone di gestire i contenuti in maniera più semplice e veloce, aumentando così la produttività individuale ed aziendale ed il raggiungimento efficace dei risultati.

 

La gestione documentale, intesa sia come standardizzazione, sia come workfolw di processi documentali, può diventare problematica soprattutto quando i dati sono di tipo non strutturato e difficilmente possono essere normalizzati all'interno dei database aziendali. Dato che il valore di questo tipo di informazioni è un fattore fondamentale per il know-how dell'organizzazione, diventa decisivo trovare gli strumenti in grado di garantire una corretta gestione documentale e assicurare la tracciabilità delle revisioni, fino a creare un vero e proprio "ciclo di vita" dei documenti.

Negli ultimi anni, all'interno delle organizzazioni, è aumentato enormemente il volume di contenuto non strutturato, come documenti, email, video e messaggi immediati, che spesso non è gestito in maniera strutturata. Questo può comportare l'inutilizzo delle risorse. Le soluzioni di gestione del contenuto aziendale possono diventare un componente chiave dell'infrastruttura dell'organizzazione e possono aiutare le aziende a superare le sfide attuali.

Ridurre l'utilizzo della carta vuol dire risparmiare risorse. Per questo motivo, molte organizzazioni attuano processi Paperless e adottare tecniche per l'Archiviazione Documentale (Digitalizzazione) e la Conservazione Sostitutiva (Dematerializzazione).